檔案實體智能管理設施由檔案自動定位、識別系統和智能密集架組成。檔案定位、識別系統一般采用條形碼或射頻識別（RFID)技術，通過讀取設備、應用系統等實現檔案實體出入庫時自動同步、自動記錄庫房管理數據，提高實體檔案出入庫效率，保障檔案實體安全。而且，通過智能定位功能，檔案在架體上的存儲位置可以精確到盒，能夠實現檔案位置的精確管理。使用射頻識別（RFID)技術的，還能通過射頻識別（RFID)出入門禁控制檔案進出庫房，實現檔案在庫房內的全過程管控。檔案自動定位、識別系統與智能密集架相結合，可以實現架體自動開合和遠程控制，能夠提高檔案存取效率，減輕檔案工作人員管理負擔。